Das Wichtigste zuerst: Valeska Horak aus Sankt Leon-Rot unterstützt Unternehmen mit digitalen Bürodienstleistungen – das Angebot reicht von der vorbereitenden Buchhaltung über die digitale Sachbearbeitung bis zur Erstellung von Rechnungen. Nach ISO 9001 ist das Leistungsspektrum zertifiziert. Ihre Verwaltung gestalten wir schlanker und papierlos. Umweltfreundlicher wird der Büroalltag ganz nebenbei, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Digitalisierte Büroarbeit: Weniger Aufwand, mehr Effizienz
Buchhaltung vorbereiten
Verbessern Sie Ihre Buchhaltungsroutinen und vermeiden Sie Fehler durch eine professionelle Vorbereitung.
Büroprozesse digitalisieren
Zeit und Ressourcen sparen Sie mit effizienten und weitgehend automatisierten Büroabläufen.
Sachbearbeitung übernehmen
Komplexe Verwaltungsaufgaben erledigen wir für Sie, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Der bürokratische Aufwand nimmt in vielen Unternehmen stetig zu. Stunden, die in die Buchhaltungsgrundlagen, das Personalarchiv oder die Fakturierung fließen, fehlen für das tatsächliche Wachstum. Durch eine gezielte Auslagerung gewinnen Firmen hier mehr Freiheit, und die Kontrolle geht dabei nicht verloren, weil sie durch spezialisierte Fachkompetenz ersetzt wird. Dieser Schritt sorgt für Transparenz und eine spürbare Entlastung im Tagesgeschäft. Oft steht der eigene Anspruch, alles selbst zu bewältigen, im Widerspruch zur wirtschaftlichen Realität. Genau hier setzt die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister an, welcher die Prozesse professionalisiert und digitalisiert.
Buchhaltung optimal vorbereiten
Die Vorbereitung der Buchhaltung bildet das Fundament für jedes gesunde Unternehmen. Ohne sauber aufbereitete Belege entstehen keine verlässlichen Zahlen. Die Zuordnung und Kategorisierung aller Eingangs- und Ausgangsbelege übernehmen wir, damit die finale Buchhaltung bei der Steuerberatung reibungslos und ohne Nacharbeit verläuft. Nach aktuellen Vorschriften werden Ihre Daten dokumentiert und geordnet.
Das Prinzip dahinter
Jeder Buchungssatz benötigt eine präzise Kontenzuordnung. Belege prüfen wir auf Plausibilität und Vollständigkeit, bevor sie weiterverarbeitet werden.
Sachbearbeitung in der digitalen Ära
Sachbearbeitung bedeutet heute weit mehr als das bloße Ablegen von Akten: Sie umfasst das digitale sowie manuelle Erfassen von Daten und deren Pflege in verschiedenen Systemen. Diese Aufgaben übernehmen wir für Sie – von der Analyse von Datenbeständen bis zur Korrespondenz, damit Ihr Fokus auf den strategischen Themen bleibt.
Ein Arbeitstag
Ein typischer Arbeitstag beginnt mit der Sichtung von E-Mails und Post. Danach übertragen wir die relevanten Daten in Ihre Systeme, weil diese Schritte zuverlässig und routiniert erledigt werden müssen, damit Sie im Tagesgeschäft nicht untergehen.
Rechnungen professionell erstellen
Für die Kalkulation sowie die Steuererklärung ist eine korrekt formatierte und formulierte Rechnung entscheidend. Wir erstellen Ihre Rechnungen zügig und nach Ihren Vorgaben.
Ihr Vorteil
Ihre Rechnungen erhalten Sie zeitnah nach der Erstellung, was Ihre Liquidität stärkt und die Kontrolle der Zahlungseingänge erleichtert. Gleichzeitig achten wir darauf, dass die gesetzlichen Fristen für die Vorsteuererklärung eingehalten werden.
Zahlungsverkehr kontrollieren
Der Puls jedes Unternehmens ist ein reibungsloser Zahlungsverkehr. Kontinuierlich beobachten wir den Eingang von Zahlungen und kümmern uns um die Auszahlung von Verbindlichkeiten, weil diese Aufgabe eine genaue Dokumentation aller Transaktionen sowie Disziplin erfordert.
Unser Vorgehen
Für mehr Transparenz setzen wir moderne Werkzeuge ein. Jede Zahlung wird einem konkreten Buchungssatz zugeordnet. Dadurch behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Cashflow-Situation.
Rechnungen kontrollieren
Ungeprüfte Kosten zählen oft zu den größten Verlustquellen, deshalb prüfen wir Ihre Eingangsrechnungen auf Preisvereinbarungen und Mengenangaben. Ebenso genau prüfen wir die Plausibilität, denn das schützt vor Fehlbuchungen und verhindert unnötige Ausgaben.
Unsere Kompetenzen
Systematisch sowie transparent erfolgt unsere Prüfung. Jede einzelne Prüfung dokumentieren wir, damit im Zweifelsfall der Nachweis für den Rechnungsverzicht erbracht werden kann.
Stammdaten aktuell pflegen
Stammdaten sind die Adressen Ihres Unternehmens, und eine veraltete Bankverbindung oder eine falsche Adresse kann erhebliche Probleme auslösen, weshalb wir Ihre Kontakte und Bankverbindungen regelmäßig pflegen. Auch Adressen aktualisieren wir, damit sie stets korrekt bleiben. Das ist die Basis für eine ordentliche Abwicklung und reibungslose Kommunikation.
Wichtige Angaben
Nach jedem Wechsel aktualisieren wir Ihre Daten. Das gilt nicht nur für die Rechnungsstellung, sondern auch bei Änderungen im Kundenauftrag. So bleibt Ihre Datenbank stets korrekt.
Dokumente digital speichern
Die Papierverwaltung verbraucht Zeit und Platz. Ihre Dokumente digitalisieren wir und legen sie nachvollziehbar und sicher ab, was vor Verlust schützt und die Suche nach alten Akten erleichtert. An einem Ort finden Sie Ihre Unterlagen jederzeit.
Exakte Umsetzung
Mit modernen Scanning-Techniken bringen wir Ihre Papiere in die digitale Welt. Jedes Dokument erhält einen eindeutigen Schlüssel, damit es im richtigen Zusammenhang abrufbar bleibt.
Personalakten sorgfältig führen
Die Personalverwaltung stellt ein komplexes Feld dar. Wir kümmern uns um die Pflege Ihrer elektronischen Personalakten, wozu die Dokumentation von Weiterbildungen, die Anlage von Arbeitsverträgen und die Führung von Beförderungen gehören. Mit Sorgfalt werden Ihre Mitarbeiter behandelt.
Rechtssichere Bearbeitung
Alle Personaldaten behandeln wir gemäß den Datenschutzrichtlinien. Wir sorgen dafür, dass wichtige Unterlagen für die Personalabteilung oder den Betriebsrat rechtzeitig bereitstehen.
Recruiting und Bewerberauswahl
Der richtige Mitarbeiter ist das wichtigste Kapital eines Unternehmens. Beim gesamten Recruiting-Prozess unterstützen wir Sie – von der Vorbereitung der Stellenausschreibung bis zur Prüfung der Bewerbungsunterlagen, und Kandidaten filtern wir nach Ihren Vorgaben.
Der Prozess
Wir erstellen eine erste Einschätzung der Bewerbungen und übergeben Ihnen anschließend die vorsortierten Unterlagen für das persönliche Gespräch. Das beschleunigt den Einstellungsprozess deutlich.
Excel-Tabellen pflegen
Excel ist ein mächtiges Werkzeug, aber auch fehleranfällig. Wir pflegen Ihre Reports und Tabellen, sorgen für aktuelle Daten und korrekte Formeln, damit verlässliche Auswertungen für Ihre Entscheidungen entstehen.
Für exakte Ergebnisse
Jedes Ergebnis und jede Formel hinterfragen wir. Damit Sie nachvollziehen können, wie die Daten entstanden sind, führen wir Quellangaben nach.
Über uns
Valeska Horak hat das Unternehmen gegründet. Als erfahrene Kauffrau unterstützt sie Betriebe seit vielen Jahren, wobei ihr Ansatz lösungsorientiert und pragmatisch ist. Komplexe administrative Prozesse in einfache Schritte zu zerlegen, versteht sie. Ihr Qualifikationsprofil ist breit gefächert: Sie ist interne Auditorin und zertifizierte Qualitätsmanagementbeauftragte, und diese Ausbildungen geben ihr die Sicherheit, auch anspruchsvolle Projekte zu übernehmen.
Was uns besonders macht
- Zertifizierte Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB ISO 9001)
- Interne Auditorin
- Hohe Pragmatik und schnelle Einarbeitung
- 100% papierlose Zusammenarbeit
Unser Leistungsspektrum
Wir bieten ein breites Spektrum an digitalen Bürodienstleistungen – passend für den kompletten administrativen Bedarf Ihres Unternehmens.
- Vorbereitende Buchhaltung
- Digitale Sachbearbeitung
- Rechnungserstellung
- Zahlungsverkehr Überwachung
- Rechnungsprüfung
- Stammdatenpflege
- Digitale Dokumentenablage
- Personalaktenverwaltung
- Bewerbermanagement Recruiting
- Excel Tabellenpflege
Ein Beispiel aus unserer Praxis
Der Ausgangspunkt
Ein Kunde meldet sich und schildert sein Problem: Die Buchhaltung ist unübersichtlich, und der Inhaber hat keine Zeit mehr für die täglichen Admin-Aufgaben. Seine Prozesse möchte er digitalisieren und Fehler vermeiden.
Problem
Die Aufzeichnungen waren unstrukturiert. Eine klare Zuordnung der Buchungssätze zu den Konten fehlte, was zu Verzögerungen bei der Steuererklärung und zu Unsicherheit in der Liquiditätsplanung führte.
Unser Herangehen
Wir analysierten das bestehende System. Danach entwickelten wir eine neue Struktur für Dokumentenablage und Buchhaltung, und gemeinsam mit dem Kunden führten wir die Software ein und kategorisierten die Belege.
Das Ergebnis
Die Buchhaltung ist nun nachvollziehbar und strukturiert. Der Kunde hat wieder Zeit für sein Kerngeschäft. Die Steuererklärung erfolgte fehlerfrei und pünktlich. Die Fehlerquote sank deutlich.
Antworten auf häufige Fragen
Wie viel kostet Vorbereitende Buchhaltung?
Die Kosten für die Vorbereitende Buchhaltung richten sich nach dem Aufwand. Wir bieten individuelle Stundensätze an. Ein typischer Monat liegt im Bereich von 20 bis 40 Stunden Aufwand, abhängig von der Komplexität der Buchungen.
Wie lange dauert die Erstellung einer Rechnung?
Eine Rechnung wird in der Regel am selben Tag erstellt, wenn alle Informationen vorliegen. Dies geschieht digital und zeitnah. So stellen wir sicher, dass die Forderungen schnellstmöglich fällig werden.
Was ist im Service enthalten?
Unser Service umfasst die komplette Übernahme der administrativen Aufgaben. Dazu gehören die Buchhaltung, die Sachbearbeitung und die Dokumentenablage. Wir arbeiten nach ISO 9001 Standards.
Welche Normen/Standards werden eingehalten?
Wir orientieren uns an den aktuellen steuerlichen Regeln und den ISO 9001-Standards. Daneben halten wir uns strikt an die Datenschutzgesetze. Unsere Arbeit ist transparent und lückenlos dokumentiert.
Kontaktieren Sie uns
Sie stehen vor der Entscheidung, Ihre administrativen Prozesse neu zu ordnen. Die Wahl des richtigen Partners ist entscheidend für den Erfolg dieser Maßnahme. Wir bieten Ihnen eine flexible und zuverlässige Unterstützung. Wir verstehen, dass jeder Betrieb anders ist. Deshalb passen wir unsere Leistungen an Ihre Bedürfnisse an. Wir arbeiten papierlos und nachhaltig. Das bedeutet für Sie: weniger Papierkram und mehr Zeit für das Wesentliche. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und Ihre Anforderungen zu besprechen. Nutzen Sie die Chance, Ihre Effizienz massiv zu steigern.